南京市规划和自然资源局溧水分局

时间: 2024-08-07 02:46:41 |   作者: 安博体育官方下载

　　档案是党和国家的文化遗产和宝贵财富。档案库房和库内设备是直接影响档案寿命和安全的物质基础。为了管理好档案库房，特制定如下制度：

　　1、档案库房实行专人负责制，借阅档案资料均由管理人员经办，非管理人员不得随意进入库房，管理人员也不得将非局人员带进库房。

　　2、库房安全、卫生、保密等项工作均由管理人员负责，并采取对应措施做好库房的防火、防光、防尘，防霉、防盗、防有害生物和气体的工作。

　　3、密集架等装具排列有序，统一编号，根据分类方案分门别类编制检索工具，积极做好库房温、湿度的登记、控制和调节工作。

　　4、定时进行库藏档案的清理核对工作，做到帐物相符；对库房设备正确操作使用，定时进行检查维护保养。

　　6、档案资料接收移交要严格履行手续，管理人员工作变换前必须办理移交清册。

　　2、查阅利用档案，应认真填写档案查阅登记表，在阅档室阅档，未经允许不得随意带出档案室。

　　3、本局人员如因特殊情况，需借出档案卷宗，必须经局档案室负责人同意，办理借档手续方可借档，档案借出时限为一天，借档者应按时归还，需继续借用时，应办理续借手续，档案借出、归还时，双方经手人均应认线

　　为加强本单位电子文件归档管理，保障电子文件和电子档案的安全保管和有效开发利用，更好地为各项工作服务，根据有关档案法律和法规和《电子文件归档与管理规范》等有关法律法规，特制定本制度。

　　二、归档时间电子文件施行年度归档制度，各部门每年度的电子文件整理合格后，于次年的6

　　电子文件的归档方式包括逻辑归档和物理归档。归档分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。在开展电子文件归档的初期以物理归档为主。

　　、归档电子文件目录应同时存有机读目录和纸质目录，并同时拷贝到耐久性好的脱机载体上保存。4

　　归档电子文件的保管除应具备纸质档案一般要求外，环境和温度应控制在17-27

　　一、档案室应对档案的收进、移出、保管、利用等情况做统计，并按规定向上级档案业务管理机关报送档案工作的基本情况统计表。

　　三、鉴定档案必须在局档案鉴定小组的主持下，由档案机关和业务科室或业务小组共同进行，并在鉴定工作结束后，提出鉴定报告。

　　四、对经鉴定确保无保存价值的档案应进行登记造册，经本单位主要负责人批准后销毁。

　　六、销毁档案，应指定两人负责监销，防止档案遗失和泄密，监销人员要在销毁清册上签字。

　　一、为适应国土信息化建设需要，规范本局电子文件的归档管理，保障电子档案的安全保管和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》等有关法律和法规，结合本局实际，特制定本办法。

　　二、本办法所称电子文件是指本局在履行行政职能、加强内部管理等工作中形成的，具有参考使用价值并以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。

　　三、按照档案工作集中统一管理的原则，各科室形成的电子文件并需归档保存的应由局综合档案室统一保管。综合档案室负责对电子文件归档的指导、验收以及接收后的编目、保管和提供利用，计算机管理工作人员对电子文件的归档提供协助和支持。

　　四、各科室应建立电子文件归档制度，指定兼职档案员负责本处室的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档工作纳入有关人员的岗位责职。

　　五、为保证归档的电子文件完整、真实和有效利用，各科室从电子文件产生时就要严格按制度要求，妥善管理，确保其不散失、不损失、不失真。

　　六、归档电子文件的类型最重要的包含：文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件等。

　　七、电子文件的归档范围、保管期限和密级划分，参照本中心有关纸质文件归档的规定执行。

　　逻辑归档。指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案室移交的过程。

　　物理归档。是指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至可脱机保存的载体上，向档案室移交的过程。推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等，不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体；专用软件产生的电子文件应转换为通用型电子文件。

　　九、电子文件归档时，机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。

　　十、通过存储载体进行交接的归档电子文件，移交与接收部门均应对其载体的技术环境进行检测验证，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。

　　十二、移交档案室的电子文件应一式三套，一套封存保管，一套异地封存保管，一套提供利用。

　　十三、归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应采用专门的保护设备和保护技术方法，其载体应直立存放在防光、防尘、防磁、防有害化学气体的装具中。

　　十四、接收入库的电子档案，应定时进行检验、转存，察觉缺陷要及时采取恢复措施。

　　十五、归档电子文件的封存载体不得外借，未经批准，任何单位和个人不得擅自复制电子文件。

　　十六、利用归档的电子文件，应使用复制件。对具有保密要求的归档电子文件采用网络方式提供利用时，应遵守国家相关保密规定，采取身份认证、权限控制等安全措施。

　　十七、归档电子文件的鉴定销毁，需经本局有关业务科室和分管领导批准，编制销毁清册。属于保密范围的归档电子文件的销毁，如存储在不可擦除载体上应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。非保密归档电子文件可进行逻辑删除。

　　十八、综合档案室应定期对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况做统计。

　　一、档案管理人员为数字档案室安全保密责任人，计算机管理工作人员要采取必要的计算机和网络安全措施以协助档案管理人员做好电子档案安全保密工作，其他工作人员应自觉维护电子档案的安全保密。

　　二、数字档案室系统登录帐号和密码须谨慎保管，不得泄露给他人，密码应定期更改，密码长度应在六位以上，并由数字、大小写字母与符号等组成。

　　三、电子档案条目和全文按利用级别划分为互联网公开、政务网公开、本单位公开、不公开四个级别。档案管理人员应根据电子档案实际内容设置条目和全文的网上查询利用级别，并根据查询客户的真实需求设置该用户网上查询权限。

　　四、电子档案全文按权限进行查阅，不得擅自外传。涉密档案严禁在网上提供查询。

　　六、电子文件和数字档案采用多套备份制度，每天增量备份一次，每周全背一次。保存周期2

　　二、本单位工作人员经开通个人帐号，登录数字档案室系统查询数字档案。外外单位人员查询档案需经本单位分管领导同意后由档案管理人员执行相应查询操作。

　　三、本单位工作人员数字档案利用权限分三级设定。普通用户：是指一般工作人员通过档案管理员发布的档案信息进行查阅。中级用户：是指各科室兼职档案员在普通用户使用权限基础上，能添加指定分类的资料。高级用户：是指中层以上的领导可以查阅各类档案。

　　四、本单位人员查询限制开放的数字档案需提出查阅申请，由档案管理人员审查后提供查询利用。

　　五、外来人员利用数字档案管理系统查询档案资料，由档案管理人员审查后通过后台管理提供对应权限的内容。

　　一、数字档案由档案管理人员和计算机管理人员分别负责管理和维护，确保档案数据安全。

　　二、各门类的归档数据经质量检查合格后，输（导）入数字档案室管理系统，由综合档案室统一管理。

　　四、数字档案应至少制作三套备份，备份介质分开保管，一套向市档案馆（档案登记备份中心）移交异地保存。

　　一、数字档案鉴定以档案主管部门的指导性文件和本单位《档案归档范围及保管期限表》作为鉴定的依据和标准。

　　二、数字档案鉴定工作需经分管领导同意，由档案管理人员和有关职能部门组成的鉴定小组，根据档案的不同保管期限，定期对已到保管期限的数字档案，重新进行审核检查，做出鉴定，提出存毁意见。

　　三、经鉴定，对已失去利用价值和保存价值的数字档案，需要销毁的，由鉴定小组提出意见，编制销毁清册。

　　四、档案鉴定小组将数字档案鉴定工作情况写成报告，连同数字档案销毁清册，报请主管领导审批同意，在档案安全管理系统删除相关数据。

　　二、严格按照计算机操作规程做相关操作，如遇电脑故障本人无法排除，应及时请技术人员处理，不得随意盲目操作。

　　三、认真保护计算机设备，保持设备清洁、整齐，禁止在计算机旁安放带电、带热、带水的物品，避免高温及阳光照射计算机。

　　一、电子文件，是指能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传递的数字代码序列。电子档案是指具有保存价值的已经归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。

　　八、需要永久和长期保存的电子文件与电子档案，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的机读目录。