基于ERP系统的风电企业物资库存管理

时间: 2024-06-02 23:37:48 |   作者: 安博体育官方下载

  风电行业是一个相对新兴的产业,同时又沿袭传统火电的生产和管理模式,因此在整个物资供应链中库存管理成为一个关键环节。库存管理包括仓库管理和库存控制两部分,在安全性与经济性之间寻求最优解。在保证安全生产前提下维持合理的库存;掌握库存量动态,避免超储或缺货;减少库房占用,释放流动资金,降低库存总额成为库存管理的重中之重。

  一体化集中管控系统(ERP)建设项目以集团决策、管控以及业务经营管理需求为出发点,以信息技术为基础,将企业经营当中所涉及资金流、物流、信息流对应的财务、采购、生产、销售、库存和其它业务功能合理集成整合到一个信息管理平台上,即以信息化途径的应用对企业经营活动实现的供应链管理,最终对供应链当中不同环节的科学管理进行实现。推进集团ERP系统的建设,实现业务互连、数据互通、数据共享,形成集团统一的信息化工作平台,为集团提升集团精细化管控、巩固一体化运营优势提供更为有力的支撑[1]。

  风电企业由于受风电设备技术进步相对较快,设备更新频繁等影响,都会存在设备类型多、数量大、单机容量小、分布广的特点。大部分风电企业以项目开发、工程建设、运行维护为核心业务,将物资管理设置为辅助业务,由于风力发电较传统火电存在岗位设置少、人员少等,尤其是无人值守已日益成为趋势的情况下,一般都不设置物资管理人员,物资内控风险防范基础相对薄弱。

  风电项目工程建设期间,从控制成本等因素出发,一般不建设一个专门存放基建物资的库房或货场,而且基建物资体积重量较大,为减少转运堆场次数,降低管理成本,建设方基本都将大件物资放置在建设机位附近,物资存放分散、看管不易,存在丢失、损坏风险。现大部分风电场生产物资一般在升压站综合楼库房存放,因定员及人员成本等原因,由风电场日常运行检修人员兼职库房管理员,负责风电场物资需求提报、验收、入库、保管、出库、报废等工作。现场人员少、任务重,且身兼数职,对辅助业务自然重视程度不够,工作时长不足,管理人员更换频繁,管理上的水准仍有较大提升空间。

  ERP系统在物资库存管理部分从物资收货、领料、退料、退货、库存调拨、盘点、报废、废弃陈旧物资处置、修旧利废等各环节对物资实行全生命周期管控,并通过角色权限设置对管理薄弱环节从源头对风险进行防范,以实现保障物资供应,降低库存成本的管理目标。通过ERP系统可建立物资全生周期管理档案,从计划、采购、到货、验收、质保、领用、调拨、报废、修旧利废等环节全程落实责任跟踪管理。通过各类库存管理报表综合查询功能及各项在线监测指标可指导风电企业优化库存结构,减少资金占用。增强内部管控,盘活利库,进一步减少库存,由控制库存转变为设计库存,进一步盘活库存,提升库存管理水平。

  统一规范的业务流程便于集团统一管控。信息流程的规范化取决于业务流程的规范化。全集团统一业务流程、统一核算口径、统一系统配置,将标准统一的业务规范、组织架构、流程、控制点、风险点等固化到ERP系统中,使得系统在各公司间、各模块间更好得集成。物资供应链的数字化管理实现物资管理的标准化、透明化、精细化、集约化,从物资需求经平衡利库生成采购计划、收货、领用直至报废处置的闭环管理,可有效指导一线工作人员按照规范的业务流程开展工作,业务单据自动化处理程度切实提高了操作效率和数据准确性,从而避免业务数据的流失或不完整,有效落实集团统一管控要求。以集团公司一体化管控物资模块标准为例,经过讨论将该集团新能源产业的物资模块进行了统一,做到了标准统一、流程统一、操作统一,真正的完成了一体化管控。

  业财一体高度集成管理实现账实相符,降低审计风险。业务流程自动化变革可加速推进企业数字化转型。业务与财务数据的高度集成,体现在物资生成需求计划的同时,需要明确会计记账类型和科目,每生成一个入库凭证、财务自动关联生成一个会计凭证,有效解决了之前库存统计数据不能及时、准确地同步到财务,物资入库、出库和财务记账同时完成且不得人工干预,有效提升财务信息处理效率并减少人为影响,实现账实相符,降低审计风险。

  业务数据的汇聚共享为决策分析提供数据支撑。ERP系统物资、供应商、服务主数据等全部纳入集团主数据平台(MDM)进行统一管理,提高信息系统数据质量,有效实现信息共享。实时监控企业的运营状况,合并报表工作由手工转为基本自动出具,缩短了合并报表上班时间,降低错误率,提升工作效率。及时、准确的业务数据汇聚为领导决策分析提供真实有效的数据支撑,实现管理决策的数字化、可视化、智能化。

  提高计划性以适应业务的高度集成。目前物资管理模块与设备管理模块、项目管理模块以及与MDM系统、SRM系统、报账系统高度集成,在物资管理模块内部所有的环节也环环相扣。信息充分共享,业务的高度集成带来工作的集中、高效、便利及数据的一致、完整、准确性的同时也给使用人员带来较强的约束感。这就对系统使用人员提出了较高的要求:不仅要熟练掌握系统的操作要求,更要对组织架构、业务管理流程、管理理念等有较好的理解。基于风电不同于传统大机组发电形式的特点,非计划性检修较多,风电企业要加强事前计划,利用系统汇集数据的功能强化物资定额管理,预判物资需求,减少临时计划带来的不便。

  多维度监测指标可多角度监测业务执行情况,利于管理。ERP系统在物资管理模块当中可实现多项指标在线监测。其中物资库存管理过程中涉及的指标有无效领料单占比、验收后入库及时率和库存周转率、物资库龄比。可根据管理需求将其分级为评价指标、监测指标、观察指标。多维度的在线监测指标客观、形象、实时、多角度地观察公司运营,可实时监督业务操作的合规性、准确性。合理规划利用考核指标,为物资库存管理提供数据支撑,以数据驱动企业管理业务变革。多维度监测指标(周期为月/年)及其说明与用途如下。

  无效需求计划占比:无效需求计划占考核期间全部需求计划的比例。用于评价;采购申请处理及时率:考察采购申请从创建到传输至SRM系统的处理时长。确定一个标准时长(14个自然日),处理时长在标准时长内的为立即处理的采购申请。用于评价;无效领料单占比:指定期间无效的领料单占全部领料单的比例。用于评价;驳回后未清需求计划占比:审批拒绝后未处理需求计划占考核期间全部需求计划的比例。用于监测;验收后入库及时率:当月在标准时长(10个自然日)内已入库的验收单数量占当月全部新建验收合格单据数量的比率。用于监测;库存周转率:是当月的出库总金额与当月的平均库存总金额的比率。用于观察;物资库龄比:库龄比是3年以上库龄总金额与当前库存总金额的比率。用于观察。

  平衡利库功能实现合理计算物资采购量。平衡利库是系统根据当前的物资需求计划、库存量、未清采购申请数量、未清采购订单数量、安全储备量等影响供需数量的信息,做综合平衡后,自动计算出要不要进行采购业务及需要采购数量的功能。风电企业平衡利库时可以查询同一法人单位下其他库存地点的闲置物资,第一先考虑企业内部调拨的方式满足生产需求,单位内部不足以满足生产需求的则形成采购申请。平衡利库时系统检查物资定额数量,如低于安全储备数量提示补报需求计划。通过系统平衡利库功能排除其他影响因素,坚持先利库后采购的原则,实现合理计算物资采购量,提高计划的准确性、有效性[2]。

  分角色制定互斥权限,可对管理薄弱环节起到有效监督制约作用。每个人在生活中都在扮演很多角色,但有时候角色转换是一件很困难的事情。同样在工作中职责分离也特别的重要,申请与审批、采购与验收、库存管理与盘点过账等均不能由同一个人来承担。ERP系统权限管理基于权限最小化原则及SOD权限管理矩阵,使角色的冗余事务代码尽量降到最低,结合SOD识别将风险控制由事后监督检查为主转变为事前控制,更好地支撑企业风险评估预测和预防。基于风电企业定员较少,兼职情况较多的情况,通过系统管控进行事前控制,结合实际在做的工作场景分角色制定互斥权限,如库存维护与采购订单维护不能为同一人等,权限互斥配置对有效管控管理薄弱环节至关重要。

  通过信息共享提高库存利用率及周转效率。通过对物资需求从物资主数据信息阶段即进行精细化管控,并以设备检修工单为线索在采购、存储、消耗全过程中跟进和管控,专项专用,并在项目结束后将剩余物资转入生产物资类库存供日常工单预留使用,进而达到减少物资积压、重复利用的目的,大力推进物资专项专用、冗余共享,提高物资库存使用率。ERP系统对物资从需求计划经采购订单到验收入库的业务全流程的梳理和整合,以安全可靠、集成内控、合规高效、降存降本为目标,大幅度提升了物资周转效率,降低了物资库存,实现加量加快不加价。通过信息共享达到迅速响应的目的,提升公司竞争力。

  利用长协采购获得质优价廉物资并降低库存。长协采购能够发挥规模采购优势,有助于规范采购行为并优化供应链管理,提高物资供应质量,夯实企业的廉洁采购基础。对于“点多面广”的风电企业减少重复采购频次、有效提高采购效率、降低库存管理成本优势显著。自公司2017年启用长协采购机制以来,集中各项目单位物资需求来做长协采购,对于关键部件可以在一定程度上完成原厂生产,杜绝了假冒伪劣产品进入,确保了物资供应安全可靠。长协采购筛选出优质供应商,缩短了采购周期,降低了采购成本,规模效益明显。

  以某风电场为例,长协采购物资可覆盖该风电场常规物资需求85%以来,物资分散采购比例一下子就下降。该风电场装机容量24.75万kW,当前已运行10年之久,物资消耗量较大。执行公司长协采购机制以来,采购计划由季度提报缩短为月度提报,保证物资供应质量的基础上采购周期大幅度缩短,同时常规物资单位容量库存储备可降低约2.85元/kW,大大降低库存成本。ERP系统对长协采购机制在系统中落地、长协采购高效执行及对业务全流程在线监控有完整的解决方案,同时集中管控系统的优势有利于数据汇集及统计分析,用以指导后续的长协采购,逐步加强长协采购的优势,指导各风电企业有效采取一定的措施压降库存,逐步实现高效率的“零库存”管理机制。

  管理思想、管理方式的变革带来的冲击。信息时代流程工作的管理模式并不是真正的数字化,实现数字化思想变革要先行。实施ERP系统这种管理创新不只是单纯的技术问题,更是一种管理思维方法的转变。要建立对整个供应链管理以及事前计划、事中控制、事后分析的管理思想。然而一线员工多数并未认识到这个深度,只是将ERP系统项目当作一个传统的信息系统来看待,只看到技术因素,期待自动化技术能解决所遇到的业务问题。在ERP系统项目建设实施阶段,要着力于管理思想和管理方式的转变,要配合系统的使用建立一套与之相适应的相对来说比较稳定和明晰的管理机制,通过系统培训、理念宣贯,使一线员工能够尽快熟悉系统操作,转变思想[3]。

  RP系统的实施对于风电企业物资库存管理影响显著。结合风电行业既集中又分散的特点,要做好风电企业物资库存管理工作,保证采购质量、控制生产所带来的成本、提升公司经济效益,保证设备安全、可靠、稳定运行提供物资供应,风电企业应快速优化经营管理模式以最大限度发挥ERP系统应用的正面效应。通过对风电企业物资库存管理工作流程规范化、风险可控化、过程自动化、作业高效化、资源最优化、信息可视化、管理精细化来加强对企业的成本控制,确保物资的采购质量,缩短物资的供应时间。信息汇集有助于对企业库存物资情况做实时准确的统计分析,便于生成各类口径的统计分析报表,为企业制订各项工作规划和经营方针提供数据和信息支持,以此来实现企业利润最大化。